Die Stadtverwaltung Meßstetten hat seit diesem Jahr eine „Stabsstelle Digitalisierung“, die, das sagt schon der Name, direkt dem Bürgermeister unterstellt ist. Im Rahmen der Haushaltsberatung im Herbst genehmigte der Gemeinderat dafür sogar eine zusätzliche Vollzeitstelle, um die vielen Zukunfts-Aufgaben zu stemmen. Digitalisierung – was steckt überhaupt dahinter? Diana Härter, die Leiterin der Stabsstelle, zeigte im Bürgergremium die Ausgangslage auf und gab einen Einblick ins „Rathaus von morgen“. Abfallinfos in der App, Einkaufen übers Internet, Schlagzeilen per Newsletter – unendlich ist die Liste an Prozessen, die heutzutage digital ablaufen. Wie eine möglichst papierlose Zukunft in der Meßstetter Verwaltung aussehen könnte, das stellte Diana Härter in der jüngsten Gemeinderats-Sitzung vor. Sie leitet die im Januar neu geschaffene Stabsstelle Digitalisierung und überraschte das Gremium mit einem Berg an Aufgaben, Vorhaben und Herausforderungen.
Die Digitalisierung spielt eine immer größere Rolle in unserem Alltag und hat zunehmend auch einen tiefgreifenden Einfluss auf Städte und Gemeinden. Sie verändert die Art und Weise, wie Verwaltungsprozesse gestaltet werden. Das sogenannte E-Government bietet die Möglichkeit, Behördendienstleistungen online anzubieten und somit bürgernaher und effizienter zu gestalten. Um aber dieses breite Spektrum an Herausforderungen zu meistern, braucht es Fachwissen. Dieses kann entweder extern sehr teuer eingekauft werden oder die Experten gehören zur eigenen Belegschaft. Meßstetten entschied sich für den zweiten Weg und hat nun seit Jahresbeginn eine Stabsstelle Digitalisierung. Deren Leiterin ist Diana Härter, sie ist Diplom-Medieninformatikerin (FH) und schon seit über fünf Jahren im Rathaus; ihr zur Seite steht seit Mai 2024 Ralf Strienz, der ebenfalls ausgebildeter Informatik-Fachmann ist.
Auf den Nutzen kommt es an
Digitalisierung ist auch ein Herzensanliegen von Bürgermeister Frank Schroft. So betonte er bereits in seiner Haushaltsrede für 2024 die Wichtigkeit. „Damit den Anliegen und Wünschen der Bürgerschaft noch bequemer, schneller und einfacher entsprochen werden kann, soll die Stabsstelle eingerichtet werden“, so Schroft gegenüber dem Gemeinderat, der grünes Licht gab.
Härter stellte den Aufgabenbereich auf drei tragende Säulen: IT (EDV, technische Unterstützung, Telefonie), Digitale Medien (Homepage, soziale Medien, News-App) und Digitalisierung (E-Government und papierlose Verwaltungsleistungen). Die Ausgangslage ist nicht nur für Meßstetten, sondern für viele Kommunen, aber auch Unternehmen, recht ernüchternd. Es herrscht Fachkräftemangel. „Eine Untersuchung von 2018 ergab, dass im öffentlichen Dienst jeder vierte Beschäftigte über 55 Jahre alt ist und somit bald in Rente geht“, sagte Diana Härter. Hinzu kämen eingeschränktes IT-Know-How und steigende Anforderungen an die IT-Expertise durch den technischen Fortschritt. Rechtliche Forderungen (Onlinezugangsgesetz, E-Governmentgesetz, Richtlinien für Barrierefreiheit …) setzten Kommunen zusätzlich unter Handlungszwang. Hinzu komme aber auch der gesellschaftliche Wandel mit der digitalen Transformation, Homeoffice usw. und die damit einhergehende Erwartungshaltung von Bürgerinnen und Bürgern an eine moderne Verwaltung. Zunächst gelte es deshalb, eine technische Basis zu schaffen im Rathaus.
Was jetzt alles noch relativ pauschal klingt, bekommt Kontur, wenn man sich die Beispiele anhörte, die Diana Härter nannte, auch wenn manche noch etwas nach entfernterer Zukunftsmusik klingen: So sollen zunehmend am heimischen Computer Online-Formulare ausgefüllt werden können und somit den Gang zum Rathaus ersparen, beispielsweise um eine Geburtsurkunde zu beantragen. Ein smarter Wasserzähler könnte die Ablesung selbst online vornehmen und ein intelligenter Mülleimer den Füllstand automatisch an die Behörde übermitteln. Oder, ganz spannend und greifbar: Touristen könnten mit einer entsprechenden Handy-App automatisch Wissenswertes beim Vorbeigehen an Sehenswürdigkeiten vorgelesen bekommen. Bluetooth Beacon heißt diese Technik im Fachjargon.
Cyber-Sicherheit hat Priorität
Schon jetzt werden in Meßstetten Informationen zu rund 150 Verwaltungs-Leistungen über eine Schnittstelle auf der Homepage www.stadt-messstetten.de zur Verfügung gestellt. Bei 21 davon sind bereits Online-Prozesse hinterlegt. Diese Zahl soll in den nächsten Jahren noch erheblich wachsen, zudem gilt es diese Vorgänge verwaltungsintern zu kanalisieren und zwar voll elektronisch. Wo bisher rathausintern noch immer Ausdrucke gemacht werden mussten, um Online-Bürgeranliegen zu bearbeiten, soll künftig alles per Datenleitung an die entsprechenden Ämter gehen. Eingehende E-Mails nehmen ihren Weg sowieso, aber sogar klassische Post könnte beim Eingang digitalisiert und elektronisch verteilt werden. Mit der eAkte hin zur papierlosen Verwaltung – so das hehre Ziel. Hier noch ein paar Schlagworte: elektronischer Rechnungseingang, ePayment, Hallenbelegungstool, Kita-App, Kindergartenplatzvergabe, Online-Fundbüro, Online-Terminvergabe Einwohnermeldeamt.
Bürgerservice und effizientes Arbeiten sind das eine, Zuverlässigkeit und Sicherheit das andere. Das über allem das Rathaus gegen Hacker-Angriffe geschützt werden muss und Cyber-Sicherheit Priorität hat, ist für Diana Härter ganz klar. Es gehe schließlich auch um sensible Daten der Bürgerschaft. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen in IT-Sicherheit, Notfallplanung mit Alarmierungsschritten und generell eine umfangreiche EDV-Betreuung gehören deshalb mit zum Konzept. In dieses werden nicht nur die Kernverwaltung, sondern auch alle Außenstellen miteingeschlossen. Beim Handlungsfeld „Bildung“ kann sich Diana Härter Schulungsangebote nicht nur intern für Verwaltungsangestellte vorstellen, sondern auch für die Bürgerschaft, den Mittelstand und das Kleingewerbe. Natürlich gehört auch die Digitalisierung der Schulen zum breiten Handlungsfeld. „Moderne Glasfaserleitungen sind gelegt, aber jetzt geht es darum, die Schulen beim Ausbau ihres digitalen Unterrichts zu unterstützen“, freut sich Diana Härter, auch die Meßstetter Bildungseinrichtungen in die Zukunft zu begleiten. (VB)
